De provincie Limburg gebruikt cookies om jouw surfervaring op deze website gemakkelijker te maken. Meer info
Ga verder

Provinciaal reglement betreffende het uitlenen van materiaal ten behoeve van het beheer en de ontsluiting van erfgoed

woensdag, 21 november 2012

Besluit van 21 november 2012

Gelet op volgende doelstellingen en actie van het provinciaal erfgoedbeleid 2006-2012:

  • strategische doelstelling 07.04 “Uitdragen van een streekgerichte en geïntegreerde aanpak inzake erfgoed”
  • operationele doelstelling 2012110012 “Erfgoed Limburg uitbouwen tot een werkbaar en efficiënt kenniscentrum, een trefpunt en een steunpunt”
  • actie 1 “Het uitbouwen van een steunpunt voor erfgoed in Limburg in overleg met relevante partners in het erfgoedveld”;

Gelet op het feit dat het PCCE allerlei gespecialiseerd materiaal ter beschikking stelt aan de Limburgse erfgoedsector;

Gelet op het jaarprogramma 2012 van het PCCE, goedgekeurd door de deputatie op 24 november 2011, waarin de uitbouw en bekendmaking van een gezamenlijke uitleenservice als één van de acties naar voor geschoven werd;

Overwegende dat een reglement nodig is om de uitlening van dit materiaal op een vlotte en probleemloze manier te doen verlopen;

Besluit

Artikel 1

In het kader van het provinciaal erfgoedbeleid stelt het provinciebestuur van Limburg gratis materiaal voor erfgoedbeheer en –ontsluiting ter beschikking via het Provinciaal Centrum voor Cultureel Erfgoed (verder aangeduid als ‘PCCE’). Deze uitleenservice wil een logistieke ondersteuning zijn voor de werking van Limburgse erfgoedactoren.

Het materiaal dat kan worden uitgeleend is terug te vinden in de catalogus van het PCCE die zowel in papieren versie als digitaal (www.pcce.be/uitleenservice) beschikbaar is. Het PCCE behoudt zich het recht voor de catalogus op elk ogenblik te kunnen wijzigen of aan te vullen. De uitlening van materiaal impliceert het akkoord van de lener met huidig reglement, dat eveneens op bovenvermeld webadres kan worden geraadpleegd.

Artikel 2

Het gebruik van de uitleenservice is beperkt tot:

  • musea, archieven, documentatiecentra en erfgoedbibliotheken, zowel erkende als niet-erkende, gevestigd in Limburg;
  • openbare besturen, inclusief kerkfabrieken en (inter)gemeentelijke archeologische diensten, gevestigd in Limburg;
  • lokale of regionale erfgoedverenigingen gevestigd in Limburg;
  • diensten van de provincie Limburg.

Voor materiaal aangeboden in het kader van Erfgoedplus.be geldt een afwijkende voorwaarde, namelijk dat de uitlening beperkt is tot (personeels)leden van instellingen, organisaties of verenigingen die een digitale inventaris hebben in het Erfgoedregister of die hun collectie digitaal laten ontsluiten via Erfgoedplus.be, waarbij het gebruik kadert binnen het doel van het PCCE. Indien dit nog niet het geval is, zal de lener per kerende de nodige informatie ontvangen om kosteloos te starten met het Erfgoedregister en/of Erfgoedplus.be. In de catalogus wordt per materiaal aangegeven of deze regel van toepassing is.

Artikel 3

De aanvraag verloopt steeds via het PCCE. Een aanvraag moet worden ingediend 10 of meer werkdagen voor de gewenste aanvang van de uitleentermijn. Wordt de aanvraag later ingediend dan kan een tijdige beschikbaarheid niet gewaarborgd worden. De aanvraag moet schriftelijk ingediend worden bij het PCCE en moet de volgende gegevens bevatten:

  • identiteitsgegevens van de lener (naam, adres, ondernemingsnummer);
  • gegevens van de contactpersoon die namens de lener optreedt (naam, telefoon/gsmnummer, emailadres)
  • de instelling, organisatie of vereniging waartoe de lener behoort en waarbinnen het gevraagde materiaal gebruikt zal worden;
  • een opsomming van het materiaal dat de lener wenst;
  • tegen wanneer de lener het materiaal nodig heeft (indien van toepassing);
  • de gewenste uitleentermijn met motivatie (enkel indien langer dan de standaardtermijn).

Ten laatste vijf werkdagen na ontvangst van de aanvraag krijgt de lener een schriftelijk antwoord waarin wordt vermeld:

  • voor welk materiaal uitlening mogelijk is;
  • voor welke periode de uitleen toegestaan wordt;
  • wat de verzekeringswaarde is van het materiaal;
  • waar en wanneer het materiaal zal worden overgedragen;
  • de eenheidsprijs van eventueel bijhorende verbruiksmaterialen.

Het PCCE kan niet aansprakelijk worden gesteld en kan niet tot de betaling van enige vergoeding gehouden worden wanneer door overmacht het gevraagde materiaal niet tijdig beschikbaar is. In het voorkomende geval stelt het PCCE de lener hiervan schriftelijk in kennis.

Het lenen van materiaal impliceert het akkoord in hoofde van de lener met de gestelde voorwaarden.

Artikel 4

De standaardtermijn voor de uitlening is per materiaal vastgelegd in de catalogus en is afhankelijk van de geschatte of aanbevolen gebruiksperiode. De uitlening kan voor een langere periode toegestaan worden als deze voldoende gemotiveerd wordt in de aanvraag. Voor een verlenging van de uitleentermijn moet de lener contact opnemen met het PCCE vóór de oorspronkelijk overeengekomen einddatum.

Artikel 5

De uitlening is gratis, met uitzondering van eventuele kosten voor de bijhorende verbruiksmaterialen. Deze worden in het voorkomende geval na inlevering van het materiaal in rekening gebracht aan de lener.

Artikel 6

Het materiaal moet op kosten van de lener en in aangepast vervoer worden afgehaald en teruggebracht bij het PCCE, tenzij anders afgesproken of tenzij het materiaal betreft dat enkel onder begeleiding wordt aangeboden. Materiaal dat op het afgesproken tijdstip nog niet werd afgehaald, kan door het PCCE aan anderen worden uitgeleend.

De lener moet het uitgeleende materiaal controleren op beschadigingen en volledigheid vooraleer het materiaal het PCCE verlaat.

Artikel 7

Tussen de ontvangst van het materiaal en de inlevering is de lener ertoe gehouden :

  • voor het uitgeleende materiaal te zorgen als een goede huisvader;
  • bij gebruik van het uitgeleende materiaal de verstrekte gebruiksaanwijzingen strikt op te volgen;
  • in geen geval het uitgeleende materiaal over te dragen, uit te lenen of ter beschikking te stellen van derden;
  • de uitgeleende voorwerpen ten laatste op de overeengekomen einddatum terug te bezorgen.

Het niet naleven van deze bepalingen kan aanleiding geven tot uitsluiting van het gebruik van deze uitleenservice. De deputatie beslist over de uitsluiting. Beroep tegen de beslissing van de deputatie kan worden ingesteld bij de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Hasselt.

Artikel 8

Tijdens de uitleentermijn is de lener persoonlijk volledig en onvervreemdbaar verantwoordelijk voor het uitgeleende materiaal. Bij schade, diefstal, verlies of vernietiging moet de lener de volgende procedure naleven:

  • het PCCE wordt zo snel mogelijk telefonisch of per e-mail op de hoogte gebracht van de aard van het probleem en uiterlijk binnen de 48 uren;
  • in geval van diefstal moet onmiddellijk aangifte worden gedaan bij de politie, uiterlijk binnen de 24 uren, en een kopie van het proces-verbaal moet per kerende aan het PCCE worden bezorgd.

Artikel 9

De lener moet de verantwoordelijke van de uitleenservice op de hoogte stellen van alle tekortkomingen die bij gebruik van het materiaal werden vastgesteld, zelfs indien de lener daarvoor niet verantwoordelijk is. Deze melding moet ten laatste bij de inlevering van het materiaal gebeuren.

Artikel 10

Het provinciebestuur zal de kosten die voortvloeien uit beschadiging, diefstal, verlies of vernietiging van het uitgeleende materiaal ten laste leggen van de lener:

  • bij herstelbare schade: de herstellingskosten;
  • bij verlies, diefstal of vernietiging: de vervangwaarde, zoals vastgesteld door de deputatie op 8 november 2012.

Deze bedragen worden gevorderd om het aanbod van de uitleenservice voor de erfgoedsector opnieuw aan te vullen. Het provinciebestuur zal deze bedragen verhalen op de lener, zelfs indien hij/zij niet zelf verantwoordelijk is voor de schade, het verlies, de diefstal of de vernietiging.

Iedere herstelling en/of vervanging wordt uitgevoerd door of in opdracht van het PCCE.

Artikel 11

Het provinciebestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen of schade die voortvloeien uit het gebruik of misbruik van het uitgeleende materiaal.

Artikel 12

De betaling van de gevorderde bedragen moet plaatsvinden op het daartoe vermelde bankrekeningnummer binnen de 15 dagen na datum van het verzoek tot betalen, bij gebreke waaraan een forfaitaire schadevergoeding van 10 % op het openstaande bedrag en de verwijlintresten tegen wettelijke intrestvoet opeisbaar worden.

Artikel 13

Dit reglement treedt in werking vanaf de datum van het besluit van de provincieraad.

Hasselt d.d. 2012-11-21

De provinciegriffier,
Renata Camps

De voorzitter,
Jos Claessens