Besluit van 24 oktober 2012
De provincieraad van Limburg
Gelet op de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige subsidies;
Overwegende dat een strikte interpretatie van deze wet subsidiëring enkel toelaat als aanvulling van tekorten;
Overwegende dat het wenselijk is dat de toepassingsmodaliteiten van die wet worden vastgesteld en tevens de voorwaarden worden bepaald waaronder reservevorming kan worden toegestaan;
Gelet op het provinciaal reglement van 20 maart 2002 inzake de controle op de toekenning en de aanwending van de subsidies en op het toestaan van reservevorming door subsidietrekkers;
Besluit
A Algemene bepalingen
Artikel 1
Onderhavig reglement is van toepassing voor alle provinciale subsidies, onverminderd de mogelijkheid in specifieke subsidiëringsreglementen af te wijken of aanvullende bepalingen te voorzien.
Artikel 2
De bestendige deputatie wordt gemachtigd om de administratieve stukken te bepalen welke moeten worden overgemaakt worden voor controle en dit bij toepassing van artikel 3 van de wet van 14 november 1983.
Artikel 3
De subsidietrekkers zijn gehouden ten laatste op 31 augustus van het jaar volgend op het jaar waarvoor de subsidie werd toegekend de verantwoordingsstukken voor te leggen.
Artikel 4
In de periode van 1 januari tot 31 augustus kunnen terugvorderbare voorschotten op een subsidie van het lopende jaar worden toegekend tot maximum de helft van de in de goedgekeurde provinciale begroting voorziene subsidie tenzij anders bepaald in specifieke provinciale subsidiëringsreglementen.
B Reservevorming
B1 Definities
Artikel 5
Onder aanwezige “reserve” moet worden verstaan: het gecumuleerd eigen vermogen van de gesubsidieerde dat historisch werd gevormd door het aanvangskapitaal en de jaarlijkse resultaten, vermeerderd met de voorzieningen die zonder specifiek doel werden aangelegd en de voorzieningen voor sociale doeleinden.
Dit berekend bedrag wordt verminderd met de netto boekwaarde van de materiele en financiële vaste activa verminderd met het vreemd vermogen op lange termijn ter financiering van de verwerving van deze activa.
De hierboven vermelde begrippen moeten steeds worden begrepen in de zin van de wet van 17 juli 1975 mbt de boekhouding en de jaarrekening van de ondernemingen, en de uitzonderingsbesluiten van deze wet, met uitzondering van het begrip reserve.
Voor gesubsidieerden die een kasboekhouding voeren worden de “aanwezige reserves” gevormd door de gecumuleerde financiële bezittingen.
Artikel 6
Gesubsidieerden dienen een vermogenboekhouding te voeren die resulteert in een resultatenrekening en een balans, dan wel de door de provincie ter beschikking gestelde formulieren te gebruiken, waaruit na correcte en volledige invulling hun vermogenstoestand blijkt. Deze documenten zullen binnen gestelde termijnen als verantwoordingsstukken worden voorgelegd.
Voor subsidies tot 1.250 EUR zijn de gesubsidieerden niet onderworpen aan de bepalingen van de wet van 14 november 1983 met uitzondering van de bepalingen in artikel 3 en artikel 7, eerste lid, 1°.
Voor subsidies vanaf 25.000 EUR is de subsidietrekker verplicht een algemene boekhouding (balans en resultatenrekening) voor te leggen.
Artikel 7
Subsidies voor projecten of realisaties komen niet in aanmerking voor reservevorming.
Artikel 8
De reservevorming is niet van toepassing voor gemeenten en OCMW’s en wordt in artikel 9bis van dit reglement andersluidend geregeld voor de toepassing van het reglement betreffende de erkenning en subsidiëring van politieke studiecentra.
B2 Mogelijkheid en begrenzing van de reserves
Artikel 9
De maximaal toegelaten reservevorming is beperkt tot de cumulatie van een werkingsreserve, een sociale reserve en in voorkomend geval een specifieke reserve en is beperkt tot het bedrag van de reserve zoals berekend in artikel 5.
Voor elk van de 3 mogelijke soorten reserves gelden de volgende voorwaarden:
- een werkingsreserve:
de gecumuleerde werkingsreserve mag maximaal gelijk zijn aan 75 % van de werkingskosten van het laatste door de algemene vergadering goedgekeurde boekjaar.
Onder werkingskosten dient te worden verstaan alle kosten die behoren tot de normale werking van de vereniging tijdens het boekjaar, met uitzondering van de personeelskosten. Derhalve zijn hier niet inbegrepen: afschrijvingen, waardeverminderingen, voorzieningen, personeelskosten, financiële kosten, uitzonderlijke kosten …
- een sociale reserve:
door gesubsidieerden die eigen personeel in dienst hebben:- de gecumuleerde sociale reserve mag maximaal gelijk zijn aan de personeelskosten van het laatste door de algemene vergadering goedgekeurde boekjaar.
- de gecumuleerde sociale reserve mag maximaal gelijk zijn aan de personeelskosten van het laatste door de algemene vergadering goedgekeurde boekjaar.
- een specifieke reserve:
voor zover gaat het om welbepaalde kosten/investeringen met een eenmalig of uitzonderlijk karakter en mits voldaan aan de volgende modaliteiten:- geval per geval dient voorafgaandelijk (d.i. ten laatste bij aanvraag van de subsidie) door de bestendige deputatie toestemming verleend te worden
- het doel van de specifieke reserve, evenals de aard en de omvang van de specifieke kosten/investeringen dienen omstandig omschreven en gemotiveerd te worden
- de bestendige deputatie bepaalt, bij gemotiveerd besluit het maximaal gecumuleerd bedrag
- voorafgaande goedkeuring van de bestendige deputatie is vereist indien de specifieke reserve gebruikt wordt voor een ander doel dan waarvoor toegestaan en aangelegd.
Artikel 9 bis
De maximaal toegelaten reservevorming voor de toepassing van het reglement betreffende de subsidiëring van politieke partijen d.d. 16 februari 2011, is beperkt tot 5 maal de laatste jaardotatie.
C Slotbepalingen
Artikel 10
Onderhavig besluit is van toepassing op alle subsidies toegekend door de bestendige deputatie vanaf 1 januari 2012 en vervangt het provinciaal reglement van 20 maart 2002.
Hasselt d.d. 2012-10-24
De provinciegriffier,
Renata Camps
De voorzitter,
Jos Claessens